De arbocatalogus in 9 stappen

Een nieuwe arbocatalogus, maar ook de uitbreiding van een bestaande catalogus, komt niet van vandaag op morgen tot stand. Het begint met het vastleggen van een intentieverklaring door sociale partners. Het maken van een arbocatalogus of een onderdeel ervan kost namelijk tijd, geld en energie. Partijen maken in een intentieverklaring duidelijk wat zij beogen met de catalogus, en hoe zij dit willen bereiken. Dit wordt vervolgens uitgewerkt in concrete werkafspraken. Dan kan de inhoud worden ontwikkeld, in de digitale omgeving worden gezet en getest. Na goedkeuring door de sociale partners wordt de catalogus ter toetsing voorgelegd aan de Inspectie SZW. Geeft de inspectie een positieve toets dan is het tijd voor communicatie en implementatie. Daarnaast kan (eventueel) verder gewerkt worden aan het uitbreiden van de arbocatalogus. Regelmatig is een check op de noodzaak van een update van belang.

 

Hieronder wordt in 9 stappen het hele proces kort toegelicht. Dit geldt zowel voor een geheel nieuwe catalogus als uitbreiding met een nieuw onderdeel. Om u te helpen kunt u via links nuttige aanvullende documentatie vinden.

Stap 1: Intenties vastleggen

Een goed begin is het halve werk. Bij “een goed begin” past overeenstemming over een groot aantal vragen. Deze zullen bij een nieuwe catalogus indringender aan bod komen dan bij uitbreiding. Maar in beide situaties is het toch verstandig hiermee te beginnen. Vragen die aan bod moeten komen zijn bijvoorbeeld:

  • Wat is het doel van de catalogus in deze sector? En voor wie wordt de catalogus precies gemaakt?
  • Welke arbeidsrisico’s gaan er (als eerste) behandeld worden? Welke komen pas in een later stadium aan bod?
  • Hebben alle betrokken partijen hetzelfde eindresultaat voor ogen?
  • Kan er voldoende geld voor de ontwikkeling en het beheer van de catalogus worden uitgetrokken?

 

Overeenstemming hierover kan vastgelegd worden in een intentieverklaring of een goede samenvatting van afspraken. Het is aan te raden om de volgende punten in ieder geval op te nemen: de risico’s of het risico dat behandeld gaat worden (met een goede omschrijving), de reikwijdte van de arbocatalogus, de partijen die betrokken zijn, afspraken over tijd en geld, en het te verwachten eindresultaat. Er zijn diverse checklists die hiervoor gebruikt kunnen worden, zoals Kiezen van prioritaire arborisico’s, Vaststellen van de reikwijdte van de arbocatalogus en Checklist kosten implementatie, onderhoud en beheer.

Stap 2: Overleg en begeleiding

Het is verstandig om een stuurgroep te hebben, die de ontwikkeling van de arbocatalogus begeleidt en alle belangrijke beslissingen neemt. De stuurgroep, waarin vertegenwoordigers van sociale partners zitting hebben, is "opdrachtgever" van het hele traject. Naast sociale partners leveren ook altijd anderen een bijdrage om het proces goed en efficiënt te laten verlopen (zie ook Checklist relevante partijen).

 

Het feitelijke inhoudelijke werk kan daarnaast gebeuren door specifieke werkgroepen / klankbordgroepen. Zij richten zich op de inhoud van de arbeidsrisico's en de oplossingen. Het voegt veel toe om hierin behalve vertegenwoordigers van sociale partners ook “experts van de werkvloer” zitting te laten nemen, zoals arbocoördinatoren, OR-leden, leidinggevenden en/of externe adviseurs (zie ook Checklist relevante partijen). Dit bevordert de kans dat er werkbare oplossingen in de catalogus komen, en vergroot meteen het draagvlak. Belangrijk is dat de stuurgroep vastlegt hoe de verschillende overleggroepen zich tot elkaar verhouden. Zo weet iedereen waar de inhoudelijke discussies plaatsvinden en wie welke beslissingen nemen.

 

Apart moet er ook sprake zijn van projectleiding. Deze bewaakt de voortgang en verricht ondersteunende taken. Dit kan een vertegenwoordiger van een brancheorganisatie zijn, mits deze de benodigde expertise in huis heeft. Een andere optie is een externe projectleider.

Stap 3: Maken van concrete werkafspraken

Nu kunnen nadere werkafspraken worden gemaakt over het verdere traject: het ‘ontwikkelen’ van de inhoud. Centrale punten hierbij zijn: “Hoe gaan wij met elkaar concreet de catalogus maken en wat verwachten we daarbij van de betrokken partijen?” Dit leidt tot een projectplan met concrete afspraken over planning, taakverdeling en financiering. Vragen die aan bod moeten komen zijn bijvoorbeeld:

  • Welke stappen gaan we precies zetten en hoe ziet de planning er uit?
  • Waar liggen de beslismomenten?
  • Wie gaat het ondersteunende werk doen: wat doen mensen uit de branche zelf, wat doen externen?
  • Hoe vaak komen de betrokken partijen bij elkaar?
  • Wat zijn de kosten van de verschillende onderdelen?
  • Hoe wordt de catalogus aangeboden: op papier of digitaal?

 

Daarnaast toont de ervaring in veel branches die inmiddels een catalogus hebben aan, dat er vanaf het begin al nagedacht moet worden over de laatste fase: met name de implementatie (‘hoe bieden we de catalogus aan mensen aan?’), maar ook het onderhoud en het beheer (‘hoe zorgen we voor een product, dat altijd actueel en up to date is?’). Zie hiervoor ook de Checklist Regelen beheer arbocatalogus.

Stap 4: Inhoud ontwikkelen

Nu kan er begonnen worden met het verzamelen en het ontwikkelen van de inhoud. Is er nog helemaal geen catalogus: ontwikkel dan eerst een klein deel van de inhoud en spreek dit goed door. Zo ontstaat een duidelijker idee over opbouw en inhoud en kan beter gekozen worden voor een definitieve opzet voor de inhoud. Ligt er al een catalogus met eerste onderwerpen, ga dan eerst na of iedereen hier tevreden mee is, of dat er toch een aanpassing gewenst is in het nieuwe traject.

 

Bestaande catalogi wijzen uit, dat het niet altijd even gemakkelijk is om de inhoud goed te beschrijven. Hoe kort of hoe uitgebreid moet het worden? Welke informatie zet je er wel of juist niet in? Hoe zorg je dat je een gevarieerde achterban toch goed bedient? Beschrijf bij de inhoud in ieder geval duidelijk:

  • het arbeidsrisico. Beschrijf dit zo, dat de gebruikers van de arbocatalogus het risico herkennen. Voorbeeld: schadelijk geluid kan een risico zijn, maar er bestaan veel variaties van schadelijk geluid, en ook de oorzaken verschillen (kan bijvoorbeeld afkomstig zijn van een machine, waar men mee werkt, maar ook geluid uit de omgeving).
  • het wettelijke kader: wat staat er in de wet over de manier waarop dit risico beheerst moet worden?
  • en meerdere oplossingen om het risico te beheersen. Welke zijn geschikt? Welke elementen moet de beschrijving van een oplossing dan bevatten? Ontwikkel hier een vast format voor. Hulpmiddelen hiervoor zijn Checklist beschrijving van een oplossing in een goed format en Checklist aandachtspunten bij beoordeling van de informatie in de catalogus.

 

Bij (inspectie)gevoelige onderwerpen kan het verstandig zijn om in deze fase de Inspectie SZW te betrekken bij oplossingen die worden ontwikkeld. Zo is alvast te toetsen of dit te zijner tijd op goedkeuring kan rekenen. Is besloten het materiaal via een website beschikbaar te maken voor de achterban, dan moet de structuur van de inhoud goed aansluiten bij de structuur van de website. Hiermee moet tijdig rekening gehouden worden. Niet alleen de structurering van de inhoud, ook de schrijfstijl moet geschikt zijn voor op een website. Bekijk hiervoor ook ontwikkelen en beschrijven van de inhoud en look en feel, navigatie en zoekstructuur.

Stap 5: Vormgeving en gebruikerstest

De arbocatalogus wordt opgesteld voor gebruik op de werkvloer. Om er voor te zorgen dat de arbocatalogus gaat leven bij de gebruikers moet er aandacht zijn voor de vormgeving van de website (of de papieren versie). Sluit de ‘look en feel’ voldoende aan bij de gebruikers? Ervaren mensen in de branche de website of de papieren uitgave wel als ‘van ons’? Schrijfstijl en zaken als illustraties, (herkenbare) foto’s of zelfs korte filmpjes verdienen dan extra aandacht zeker in sectoren waar veel mensen werken die niet graag (veel) lezen.

 

Komt de arbocatalogus op een website, dan moet deze vooral gebruiksvriendelijk zijn. Te vaak is het ontwerpen van een website een onderonsje tussen de mensen die de boodschap namens de opdrachtgevers (sociale partners) willen vertellen en de digitaliseerder. Gebruikers komen niet aan bod en zien de website pas bij oplevering. Hele simpele, maar achteraf lastig te herstellen zaken kunnen dan over het hoofd gezien zijn. Of de digitale arbocatalogus dan nog aansluit bij de wensen en verwachtingen van de gebruiker is dan nog maar de vraag.

 

Het is daarom verstandig om zowel de inhoud als de digitale uitwerking vroegtijdig te laten testen door de gebruikers. Het document Gebruikerstest voor de arbocatalogus bevat een opzet en een vragenlijst die hiervoor gebruikt kan worden. Doe dit trouwens ook weer bij een uitbreiding van de catalogus met een nieuw onderdeel: de ervaring wijst uit dat er altijd nuttige tips uitkomen, bijvoorbeeld onduidelijkheden, die opgelost moeten worden, of wensen, die nog niet zijn gehonoreerd.

Stap 6: Besluitvorming sociale partners

Als de inhoud helemaal gereed is en de gebruikers over het geheel genomen positief zijn over de arbocatalogus dan kan deze door sociale partners worden geaccordeerd. Zonder die instemming (en de bijbehorende handtekeningen) zal de inspectie de catalogus niet accepteren en dus niet toetsen. Omdat de Inspectie SZW alleen marginaal toetst, is het belangrijk dat sociale partners zelf een goede laatste check doen voordat zij de teksten naar de inspectie toesturen. Zowel vakbonden als werkgeversorganisaties hebben toetsingscriteria opgesteld, die hierbij gebruikt kunnen worden. Vraag dit na bij de betreffende organisatie.

 

Apart kan de vraag aan de orde komen of en zo ja hoe de catalogus (of delen ervan) in de cao verankerd wordt. Het document Afspraken in de cao over de arbocatalogus geeft hierover achtergrondinformatie.

Stap 7: Toetsing door Inspectie SZW

Nu kan de catalogus – of de nieuwe aanvulling – getoetst gaan worden door de Inspectie SZW. Aangeboden moet worden een papieren exemplaar van de hele tekst, met een door partijen ondertekende brief ter aanbieding. De toetsing neemt 10 weken in beslag. De sector ontvangt van de Inspectie SZW een schriftelijke reactie waarin het resultaat van de toetsing staat weergegeven. Meer informatie over het toetsingskader is te vinden op de website van de inspectie en de brochure van de Stichting van de Arbeid ‘Op weg naar de arbocatalogus’.

 

Officieel is er sprake van een “marginale toetsing”:

  • staat duidelijk omschreven voor welke werknemers en werkgevers de arbocatalogus is bedoeld?
  • is de arbocatalogus door alle betrokken partijen in te zien en toegankelijk geschreven?
  • zijn de ondertekenaars van de arbocatalogus vertegenwoordigers van de organisaties die voor deze sector van belang zijn?
Daarnaast is er één belangrijke inhoudelijke toets: de oplossingen in de arbocatalogus moeten bijdragen aan het realiseren van de doelvoorschriften uit de Arbeidsomstandighedenwet en daarmee bijdragen aan een gezonde en veilige werkplek. Daar waar de Arbowet grenswaarden bevat, mogen er geen lagere beschermingsniveaus in de arbocatalogus voorkomen.

Stap 8: Implementatie en communicatie

Nu volgt de uitdaging om gebruik van de catalogus te stimuleren op de werkvloer. Dit is een zaak van lange adem: een duidelijk implementatieplan kan helpen. Hierin staat:

  • welke doelstellingen worden nagestreefd?
  • welke activiteiten worden ondernomen?
  • welke kosten daaraan zijn verbonden en op welke periode het plan betrekking heeft?
Het is aan te bevelen om een communicatieplan te maken voor een langere periode (2 à 3 jaar bijvoorbeeld). Regelmatige communicatiemomenten, op veel verschillende manieren, zijn daarin belangrijk om de arbocatalogus bekendheid te geven.

 

Naast de verspreiding van folders of kaarten, de inzet van sociale media, persberichten, en het publiceren van artikelen in vakbladen hebben diverse branches andere succesvolle manieren ontwikkeld: netwerken van preventiemedewerkers; arboambassadeurs en verbetercoaches, die in bedrijven concreet advies kunnen geven; workshops en cursussen; handig te gebruiken voorlichtingsmateriaal en filmpjes. Het document Opstellen en uitvoeren van een communicatieplan bevat hiervoor meer suggesties. Ook de ‘Handreiking Implementatie Arbocatalogus in MKB-bedrijven’ is hiervoor goed te gebruiken.

 

Zorg er vanaf het eerste begin voor dat basisinformatie beschikbaar kan komen over het gebruik van een website: informatie over het aantal gebruikers, welke pagina’s in de catalogus het meest (en het langst) worden bekeken kan heel goed gebruikt worden. Niet alleen omdat het de belangstellig weergeeft vanuit de branche, ook omdat beter nagegaan kan worden of eigen campagnes rond bepaalde onderwerpen succesvol zijn geweest.

 

Gebruikers de mogelijkheid geven om te reageren op de catalogus en hierover vragen te stellen kan zorgen voor een actieve uitwisseling met de gebruikers en leidt niet alleen tot nuttige correcties maar ook suggesties voor vernieuwing. Een ander middel dat hiervoor gebruikt kan worden is het uitgeven van een eenvoudig digitaal nieuwsbericht. Door dit aan mensen die de site te bezoeken aan te bieden, kan een adressenlijst met belangstellenden opgebouwd worden: een aanvullend kanaal om de achterban te bereiken.

 

In het communicatietraject is het behulpzaam om onderscheid te maken tussen verschillende doelgroepen. Het kan raadzaam zijn om de arbocatalogus eerst te laten landen bij degenen, die betrokken zijn bij het arbobeleid op bedrijfsniveau, zoals directies, leden van de ondernemingsraden, preventiemedewerkers en arbocoördinatoren. Zij kunnen er dan voor zorgen dat de arbocatalogus breder bekend raakt bij anderen in de organisatie.

Stap 9: Beheer en onderhoud

De laatste stap in het proces is beheer en onderhoud. Iedereen heeft er baat bij om de arbocatalogus up-to-date te houden. Bovendien zullen er vragen binnenkomen als de catalogus bekendheid krijgt: wie gaat deze vragen beantwoorden? Apart kan de wens bestaan om de arbocatalogus uit te (blijven) breiden.

 

Hierover moeten duidelijke afspraken zijn tussen sociale partners. Het doel is dan om de arbocatalogus te onderhouden en de continuïteit te waarborgen, bijvoorbeeld om nieuwe ontwikkelingen in de stand der techniek en nieuwe oplossingen op te nemen in de arbocatalogus, maar ook om de techniek in orde te houden, en binnenkomende vragen te beantwoorden.

 

Om welke taken gaat het precies? En wie nemen deze taken op zich? En hoe wordt dit gefinancierd? In de Checklist regelen van het beheer van de catalogus zijn de belangrijkste aspecten te vinden, die in deze fase aandacht behoeven.