Ontwikkelen en ordenen van de inhoud

Een arbocatalogus biedt maatregelen of oplossingen die medewerkers kunnen beschermen tegen de nadelige gevolgen als zij aan arbeidsrisico’s worden blootgesteld. De beschrijving van deze risico’s moet aansluiten op de situatie op de werkvloer en de werkbeleving van de gebruikers.

 

Dat spreekt voor zich. Maar uitwerken en beschrijven is één ding: de informatie moet ook op een logische manier ingevoerd kunnen worden in de software die gebruikt wordt voor de digitale arbocatalogus. En is er al veel materiaal in de branche voorhanden (digitale instrumenten, zoals de RI&E, of specifieke handboeken), dan zal de wens zijn om al het materiaal samenhangend aan te bieden in of minstens via diezelfde software.

 

Komen tot een goed format om arbeidsrisico’s van begin tot oplossing te beschrijven, in een samenhangende, logische structuur voor de inhoud, is een tijdrovende, maar waardevolle fase in het hele proces.
Een duidelijke structuur:

  • zorgt voor een goed overzicht voor de gebruiker
  • maakt het zoeken op de site gemakkelijker
  • vergemakkelijkt de invoer op de website, ook in de toekomst
  • maakt ook het onderhouden van de inhoud in de toekomst eenvoudiger.

Is er eenmaal een goede structuur ontwikkeld dan kan hier lang op doorgebouwd worden.

 

Hierna komen diverse punten aan bod, die daarbij aandacht behoeven. Na een korte toelichting hoe voldoende, relevante inhoud voor de catalogus verzameld kan worden staat de vraag centraal hoe deze goed gestructureerd kan worden.

Kiezen voor arbeidsrisico’s

De meeste branches kennen veel verschillende arbeidsrisico’s. Sociale partners moeten allereerst een keuze maken welke van deze risico’s behandeld worden in de catalogus. Hoe scherper het beeld van de risico's en knelpunten is, hoe concreter de oplossingen geformuleerd kunnen worden.

 

In de Checklist Kiezen van prioritaire risico's staat een overzicht van mogelijke argumenten om tot een afgewogen keuze te kunnen komen. Diverse werkgeversorganisaties en vakbonden hebben ook hun eigen documenten hierover opgesteld. Dit is na te vragen bij uw werkgevers- of werknemersorganisatie.

Informatie verzamelen voor uitwerken risico’s

Op elke onderhandelingstafel zullen de volgende vragen op tafel komen:

  • waar moet de arbocatalogus precies over gaan? Voorbeeld: er is gekozen voor het thema 'fysieke belasting', maar is dan tillen of juist repeterend werk een probleem?
  • en wat is vervolgens het knelpunt dat om een oplossing vraagt? Bij wie doet dit zich voor? En wat kunnen dan oplossingen zijn? Voorbeeld: zwaar tillen kan een knelpunt zijn, maar de oplossing voor het tillen van zware onderdelen bij machinereparaties door de technische dienst vraagt om andere oplossingen dan tillen van kratten door productiepersoneel bij inpakwerk.

 

Informatie hierover kan op verschillende manieren verzameld worden:

  • is er eerder onderzoek gedaan naar bepaalde arbeidsrisico’s in de branche? Dat materiaal kan vaak goed gebruikt worden voor het vullen van een catalogus.
  • is er informatie beschikbaar bij een ‘eigen’ arbo- of preventiedienst in de branche?
  • zijn er gegevens uit branche-RI&E’s, die als input kunnen worden gebruikt?

 

Bijeenkomsten met mensen met verschillende achtergrond (zoals directies, preventiemedewerkers, medewerkers) geven vaak waardevolle input om scherp te krijgen welke knelpunten daadwerkelijk om een oplossing vragen, en welke oplossingen denkbaar zijn of al bestaan. In meerdere branches blijkt dit een vruchtbare methode te zijn.

 

Vakbonden kunnen gegevens verzamelen onder hun leden, brancheorganisaties eveneens. Arbocoördinatoren en OR-leden zijn daarnaast een bron van informatie. Een andere methode is om één of meer deskundigen een inventarisatie te laten maken van risico’s in een doorsnee van bedrijven in de sector.

 

Zo ontstaat een steeds duidelijker beeld van de inhoud. Dit helpt om de inhoud te kunnen ordenen en een goede inhoudelijke structuur voor de website te ontwikkelen: van risico tot oplossing.

 

Tip: kijk ook eens in andere arbocatalogi om een beeld te krijgen hoe in andere sectoren en branches de arbeidsrisico's zijn uitgewerkt (zie hier).

Inventariseren en ontwikkelen oplossingen

Ook voor het verzamelen en ontwikkelen van haalbare en werkende oplossingen zijn veel verschillende mogelijkheden denkbaar:

  • in elke branche zijn er organisaties die al gewerkt hebben aan verbeteringen in de arbeidsomstandigheden van medewerkers. Van deze ervaringen en ‘goede praktijken’ kan gebruik worden gemaakt om de catalogus te vullen.
  • heeft een branche te maken met hele specifieke werkzaamheden, dan is het goed om na te gaan welke oplossingen in de eigen branche al worden gebruikt, en aanvullend nieuwe oplossingen te (laten) ontwikkelen.
  • ook voor minder specifieke risico’s is zoeken naar bruikbare oplossingen in de eigen branche een goede methode. Maar hier kunnen voorbeelden uit andere branches soms (met aanpassingen) goed geschikt gemaakt worden voor de eigen situatie.
  • sommige arbeidsrisico’s zijn ongeacht de branche telkens heel vergelijkbaar. Beeldschermwerk bij kantoorwerk is zo’n voorbeeld. Materiaal uit andere branches is dan goed bruikbaar. Vergeet echter niet om de specifieke elementen in het werk van de eigen branche wel op te nemen. Zo zijn goede oplossingen voor risico’s bij beeldschermwerk van CAD-tekenaars niet dezelfde als de oplossingen bij beeldschermwerk van operators in een zuivelfabriek.

 

Eén aspect verdient in ieder geval aandacht bij het verzamelen en ontwikkelen van oplossingen. De Arbowet gaat uit van een aanpak volgens de arbeidshygiënische strategie (AH-strategie). Bronaanpak staat hierbij als eerste stap bovenaan. Persoonlijke beschermingsmiddelen vormen het sluitstuk. De catalogus moet op meerdere niveaus oplossingen bevatten om organisaties in de branche voldoende mogelijkheden te geven de AH-strategie te hanteren. In een digitale structuur moet dit duidelijk aangegeven kunnen worden.

 

Tip: kijk ook eens in andere arbocatalogi om een beeld te krijgen hoe in andere sectoren en branches de arbeidsrisico's met oplossingen zijn uitgewerkt (zie hier).

Structuur geven aan de inhoud

De meest simpele structuur voor de inhoud is het beschrijven van arbeidsrisico, en daar een lijst oplossingen achter te hangen. Dat lijkt overzichtelijk en is het meest eenvoudig. Nadeel voor de gebruiker is dat men met een beetje pech de hele lijst oplossingen moet doorlopen om er eentje te vinden voor de eigen situatie. Voor de gebruiker is het namelijk juist handig als oplossingen woorden gekoppeld aan de handelingen of de werkplekomstandigheden, waar het knelpunt zich voordoet. Voorbeeld: bij de bibliotheken komt het arbeidsrisico “fysieke belasting” onder meer voor bij het opbergen van de boeken, maar ook bij het staand werken aan de balies. Daarom zijn de oplossingen gekoppeld aan de taak / handeling, waar het risico zich bij voordoet: het opbergen van boeken en het werken aan de balie. De gebruiker komt zo veel sneller bij de oplossing voor de eigen werkplek.

 

Ook functies zijn als uitgangspunt te nemen. Voorbeeld: in de bouw hebben veel medewerkers te maken met fysieke belasting door tillen. De oplossingen zijn echter per functie verschillend: het tillen van stenen door een metselaar vergt een andere oplossing dan het verplaatsen van glazen ruiten door de glaszetter. In een dergelijke situatie is het gewenst om de beschrijving van risico’s en oplossingen aan de functie te koppelen.

 

De vraag die telkens gesteld moet worden is: ‘hoe werken we het arbeidsrisico op zo’n manier uit, dat de beschrijving herkenbaar en logisch is voor onze gebruikers’? Alleen dan is de oplossing ‘op maat’ te maken én goed en gemakkelijk vindbaar door de gebruikers.

 

Sectoren kunnen hiervoor het beste een vast ‘format’ maken. Begin dan met het uitschrijven van één arbeidsrisico tot op het niveau van enkele oplossingen, en bespreek eerst of dit de gewenste manier is. Check bovendien of het gekozen format goed uitpakt in de structuur van het digitale instrument, ook als er meer risico’s en meer oplossingen worden uitgewerkt. Is iedereen het eens met het gekozen ‘format’, dan kan het verder uitgewerkt worden voor het hele arbeidsrisico en alle oplossingen die daarbij horen. Bekijk voor meer informatie ook de Checklist Beschrijving van een oplossing in een goed format en een aantal voorbeelden van hoe dit is ingericht bij enkele catalogi die gebruik maken van het instrument DeArbocatalogus.nl.

 

Eén uniforme manier van beschrijven (het ‘format’) is voor de oplossingen aan te raden:

  • de inhoud wordt overzichtelijk, ook voor de gebruiker.
  • één format, waar iedereen het over eens is, voorkomt terugkerende discussie en maakt sneller doorwerken gemakkelijker.
  • een goede inhoudelijke structuur maakt het gemakkelijker om een duidelijke digitale structuur te ontwikkelen en te onderhouden.
  •  

    Tip: vergeet niet vooruit te kijken: sluit de gekozen structuur ook nog aan als de arbocatalogus wordt uitgebreid met nieuwe risico’s?

     

    Tip: maakt u gebruik van de software van DeArbocatalogus.nl dan bevat het document Inrichten van arbocatalogus met software DeArbocatalogus nuttige aanvullende informatie.

Beschrijving arbeidsrisico’s en oplossingen

Wie er voor wil zorgen dat de catalogus wordt gelezen let goed op schrijfstijl, inhoud en hoeveelheid informatie, en volgorde. Dat is sterk afhankelijk van de sector en de mensen die er werken.

 

Hanteer de volgende uitgangspunten bij de beschrijvingen:

  • mensen lezen geen lange teksten: houdt informatie compact en concreet met de meest essentiële informatie (wel voldoende om bruikbaar te zijn!).
  • zet de belangrijkste informatie direct na elke klik op het scherm, zodat mensen dit meteen in beeld krijgen.
  • zorg dat mensen snel bij de concrete oplossingen kunnen komen: de meeste mensen zijn juist daar naar op zoek.
  • zet verdiepende, langere teksten en toelichtingen ‘achter’ de hoofdteksten. Niet alles hoeft in de basistekst!
  • maak ook gebruik van plaatjes en filmpjes: dit spreekt erg aan en kan in één oogopslag duidelijk maken waar je anders veel woorden voor nodig hebt. Let op: niet alle digitale instrumenten bieden deze mogelijkheid, let hier op bij de keuze van het instrument.

 

En welke informatie moet de beschrijving van oplossingen bevatten? De volgende elementen verdienen in ieder geval een plaats:

  • de oplossing zelf (voldoende helder en hanteerbaar voor gebruikers)
  • voor welk risico het precies een oplossing is
  • minimumeisen en andere informatie die nodig is om de oplossing goed te kunnen inzetten
  • plaats in de arbeidshygiënische strategie
  • relevante wet- en regelgeving
Vermeld kan ook worden of het gaat om een verplichte oplossing, of een optionele oplossing.

 

De Checklist beschrijving van een oplossing in een goed format benoemt alle aspecten, die in een beschrijving opgenomen kunnen worden.

 

Tip: geef bij elke oplossing duidelijk aan of deze goedgekeurd is door de inspectie. Vooral bij een arbocatalogus die regelmatig nieuwe oplossingen bevat is dit van belang. Zo weten organisaties wat de status is van de informatie in de catalogus.

Extra inhoud toevoegen

Het is goed om de beschrijvingen aan te vullen met tools en hulpmiddelen, zoals:

  • checklists (bijv. voor onderhoud, aankoop, inrichting, procedures, beslisschema’s werkwijzen e.d.).
  • tools (bijv. om risico’s te inventariseren, rekentools). Soms zijn tools van vergelijkbare branches ook bruikbaar.
  • foto’s (voorbeelden van hulpmiddelen, goede en verkeerde werkmethoden).
  • toolbox of voorlichtingsmateriaal, dat gebruikt kan worden op de werkvloer.
  • achterliggende documenten met aanvullende informatie, specificaties, belangrijke uitgangspunten of eisen.
  • links naar branche-RI&E of andere informatie / tools uit de eigen branche.
  • links / doorverwijzingen naar andere sites of informatiebronnen (bijv. literatuur).

 

Algemene informatie moet ook een plek krijgen:

  • informatie over: wat is een arbocatalogus, wie hebben de catalogus tot stand gebracht, welke arbeidsrisico’s bevat de catalogus (en eventueel: wat valt er nog te verwachten), hoe is de catalogus opgebouwd, tot wanneer is de catalogus geldig, welke delen van de catalogus zijn getoetst door de inspectie, wat is de looptijd van de catalogus?
  • apart kan ruimte worden gegeven aan afspraken tussen sociale partners (bijv. cao-afspraken, financiering van bepaalde maatregelen of andere specifieke voornemens / afspraken).
  • ook kunnen specifieke ambities van de branche genoemd worden (bijv. ‘de branche wil het gebruik van gevaarlijke stoffen terugdringen door ze te vervangen door minder gevaarlijke stoffen’, ‘met deze maatregelen wil de branche het verzuim door fysieke belasting met 50 % reduceren’).

Verbinding leggen met bestaand materiaal, zoals een branche-RI&E

De meeste branches beschikken al over materiaal over arbeidsomstandigheden. Dat kan een handboek zijn, of een branche RI&E. Het kan gaan om papieren of digitaal materiaal. Zoeken naar een goede verbinding met dit materiaal ligt voor de hand. Het is verstandig tijdig stil te staan op welke wijze deze verbinding tot stand moet komen.

 

In ieder geval moet de inhoud van de branche RI&E en de catalogus samenlopen. Met de RI&E inventariseert een bedrijf arboknelpunten en maakt op basis daarvan het Plan van Aanpak (PvA). In het plan van aanpak staan oplossingen en maatregelen genoemd, die men gaat nemen om knelpunten op te lossen. Het is voor gebruikers van de branche RI&E handig als men voor het PvA kan putten uit de oplossingen en maatregelen, die in de catalogus staan. Een branche-RI&E bevat vaak al standaardmaatregelen: zorg er voor dat deze overeenkomen met datgene wat er in de catalogus staat. Dat betekent overigens dat de RI&E telkens als er een nieuw onderdeel van de arbocatalogus klaar is aangepast moet worden.

 

Anders zal het zijn bij het verbinden van ander materiaal met de catalogus. Bepaal nogmaals tijdig welke plek dit moet krijgen, en hoe het een of het ander zich tot elkaar verhoudt.

 

Tip: al het materiaal dat werkelijk integraal deel uitmaakt van de catalogus moet worden meegestuurd bij de toetsing door de inspectie! Als (bijvoorbeeld) een werkdrukinstrument dat al bestond als oplossing wordt gepresenteerd, dan moet de inspectie bij de toetsing inzicht krijgen in dit instrument. Materiaal dat ‘slechts’ als achtergrondmateriaal dient (bijv. een onderzoeksrapport of andere achtergrondinformatie) hoeft niet getoetst te worden.

randomness